Arbeitsanweisung Vorlage kostenlos (Word, PDF), mit Platz für nummerierte Screenshots
Die meisten Vorlagen für Arbeitsanweisungen sind eine leere Tabelle: Titel, Geltungsbereich, Verantwortlich, Arbeitsschritte. Der Kopf ist in fünf Minuten ausgefüllt. Die Schritte kosten den Nachmittag, weil jeder einen Satz und einen Screenshot braucht, den Sie von Hand aufnehmen, einfügen und zuschneiden. Unten stehen die Felder zum Übernehmen und ein ausgefülltes Beispiel, bei dem stepkeep jeden Schritt aus einem Klick geschrieben hat.
Die leere Vorlage kostenlos herunterladen, ohne E-Mail:
Word · OpenDocument · PDF · Markdown
stepkeep ist eine Chrome-Erweiterung: nichts wird hochgeladen, kein Konto, $59 einmalig.
- Auf Ihrem Rechner
- $59 einmalig
- PDF, HTML, Markdown
Arbeitsanweisung Vorlage herunterladen
Die Vorlage enthält einen Kopf (Dokument-Nr., Version, Bereich, Verantwortlich, übergeordnete VA oder SOP), Zweck und Geltungsbereich, Sicherheits- und Datenschutzhinweise, Voraussetzungen, eine nummerierte Tabelle der Arbeitsschritte mit Spalte für den Screenshot und die Prüfung des Ergebnisses, Störungen und Abweichungen, eine Änderungshistorie und einen Freigabeblock zum Unterschreiben. Jeden Text in [Klammern] ersetzen.
| Format | Leere Vorlage | Ausgefülltes Beispiel |
|---|---|---|
| Word, .docx: Word, Google Docs, Pages | Vorlage, .docx (9 KB) | Beispiel, .docx (206 KB) |
| OpenDocument, .odt: LibreOffice, Google Docs | Vorlage, .odt (37 KB) | Beispiel, .odt (230 KB) |
| PDF: zum Ausdrucken und von Hand Ausfüllen | Vorlage, PDF (48 KB, 2 Seiten) | Beispiel, PDF (111 KB, 2 Seiten) |
| Markdown, .md: Wikis, Git, Notion | Vorlage, .md (3 KB) | Beispiel, .md (1 KB) |
Arbeitsanweisung Beispiel
Das Beispiel ist dieselbe Vorlage, ausgefüllt für eine echte Tätigkeit: eine unbezahlte Rechnung in einer Web-App stornieren, fünf Schritte, jeder mit dem Screenshot dessen, was anzuklicken ist, und der Prüfung, dass es geklappt hat, dazu, was zu tun ist, wenn die Rechnung doch schon bezahlt ist.
Was eine Word- oder Excel-Vorlage besser kann
Die kostenlosen Vorlagen der QM-Seiten sind für viele Arbeitsanweisungen der richtige Anfang. Hier sind sie einem Rekorder voraus.
- Jeder Ablauf, nicht nur der Browser. Eine Vorlage taugt für die Maschine in der Fertigung, den Laborplatz und das Lager. stepkeep zeichnet Chrome-Tabs auf und sonst nichts.
- Freigabefelder sind schon drin. QM-Vorlagen haben Dokumentnummer, Version und die Zeilen für erstellt, geprüft und freigegeben. Ein stepkeep-Export trägt Titel, Firmenname und Datum; den Rest ergänzen Sie in Ihrem Dokumentensystem.
- Ihr Dokumentensystem kennt das Format. Eine .docx passt in die Nummerierung, das Layout und das Archiv, die Ihr QM-Handbuch schon hat, ohne dass jemand etwas installiert.
- Sie kostet nichts. Die Vorlagen sind kostenlose Downloads. stepkeep ist für fünf Anleitungen kostenlos, danach $59 einmalig.
Arbeitsanweisung erstellen: drei Wege, die Schritte auszufüllen
| Merkmal | stepkeep | Word- oder Excel-Vorlage | Scribe |
|---|---|---|---|
| Womit Sie anfangen | Eine Aufnahme. Jeder Klick in einer Browseraufgabe wird ein nummerierter Schritt mit Satz | Leere Felder und eine Schritttabelle, als Word- oder Excel-Datei12 | Eine Aufnahme einer Web-App, aus der Schritte werden3 |
| Screenshots | Einer pro Schritt, mit nummeriertem Ring um das Angeklickte. Unkenntlich machen und zuschneiden im Editor | Sie nehmen jeden selbst auf und fügen ihn ein. Die visuelle Vorlage lässt Platz für Bilder1 | Einer pro Schritt, während der Aufnahme erstellt3 |
| Preis | Fünf Anleitungen kostenlos. $59 einmalig inkl. MwSt.; Team $149 einmalig für ein ganzes Unternehmen | Kostenloser Download2 | Basic kostenlos. Pro Personal 25 USD im Monat, Pro Team 13 USD pro Platz im Monat ab fünf Plätzen, beides bei jährlicher Zahlung4 |
| Konto | Keines | Keines für den Download2 | Erforderlich5 |
| Dateien zum Weitergeben | PDF, HTML als eine Datei, Markdown mit Bilderordner, Markdown in die Zwischenablage | Die ausgefüllte .docx oder .xlsx1 | PDF, HTML und Markdown mit Pro; nicht mit Basic4 |
| Wo es funktioniert | Nur Chrome-Tabs | Jeder Ablauf, den Sie beschreiben und fotografieren können | Web-Apps; Desktop-Aufnahme mit Pro4 |
Vorlagen und Preise geprüft am auf den Seiten der Anbieter selbst. Sie ändern sich; ist etwas veraltet, schreiben Sie uns, und wir korrigieren es.
- Smartsheet, Vorlagen für Arbeitsanweisungen: zehn Vorlagen als Excel- und Word-Dateien.
- qualitaetsmanagement.me, Muster-Arbeitsanweisung: ein kostenloses Muster, ohne Anmeldung.
- Scribe, Seite zu den Annotations-Tools: zu jedem Klick, jeder Eingabe und jedem Seitenwechsel ein beschreibender Text und ein annotierter Screenshot.
- Preisseite von Scribe: Tarife, Preise, Exporte und Desktop-Aufnahme.
- Packted, Analyse des Scribe-Onboardings: Registrierung mit geschäftlicher E-Mail-Adresse, Name und Passwort.
Vorlagen für Arbeitsanweisungen: was hineingehört
Übernehmen Sie die Felder unten in Ihr eigenes Dokument. Der mittlere Teil ist aus dem Beispiel ausgefüllt, damit Sie sehen, wie genau ein Schritt sein muss.
- Mit stepkeep
- Sie schreiben den Kopf. Die Schritte und ihre Screenshots entstehen bei einem Durchlauf der Aufgabe.
- Mit einer leeren Vorlage
- Sie schreiben den Kopf, dann jeden Schritt und jeden Screenshot von Hand.
Kopf
- Titel: Objekt und Verb, zum Beispiel Bestellung erstatten.
- Dokumentnummer, Version und gültig ab.
- Zweck: was die Tätigkeit erreicht, in einem Satz.
- Geltungsbereich: welches Team, welches System, welche Fälle.
- Verantwortlich: wer die Tätigkeit ausführt, wer das Dokument pflegt.
- Voraussetzungen: Zugriffsrechte, Logins, was geöffnet sein muss.
Arbeitsschritte, ausgefüllt
Eine Handlung pro Schritt, das Verb vorne, ein Screenshot mit markiertem Klick. Aus dem Beispiel, eine Erstattung in einem kleinen CRM (die Beispieldatei ist auf Englisch):
- Deals im Northwind CRM öffnen.
- Die Deal-Phase auswählen.
- Die Kunden-E-Mail eingeben (im Screenshot unkenntlich gemacht).
- Orders in Northwind Billing öffnen.
- In die Bestellsuche eingeben.
- Auf Export CSV klicken.
Öffnen Sie es als PDF oder als einzelne HTML-Datei.
Abschluss
- Ergebnis: woran man erkennt, dass die Aufgabe erledigt ist.
- Warnhinweise und Ausnahmen: was man nicht anklicken darf, wen man fragt.
- Mitgeltende Unterlagen: die Verfahrensanweisung, zu der diese Anweisung gehört.
- Erstellt, geprüft, freigegeben: jeweils Name und Datum.
- Änderungshistorie: Version, Datum, was sich geändert hat.
Die Arbeitsschritte mit stepkeep ausfüllen
Nehmen Sie eine Aufgabe, die im Browser stattfindet: ein ERP, ein CRM, ein Helpdesk oder eine Admin-Oberfläche. Die ersten fünf Anleitungen sind kostenlos.
-
Die Erweiterung zu Chrome hinzufügen
Aus dem Chrome Web Store. Kein Konto und keine Karte.
-
Die Aufgabe einmal mit laufender Aufnahme erledigen
Jeder Klick wird ein nummerierter Schritt mit Screenshot und Satz. Schreiben Sie einen Schritt um, machen Sie einen Kundennamen unkenntlich, schneiden Sie weg, was niemand sehen muss.
-
In Ihre Vorlage exportieren
Exportieren Sie PDF oder HTML, oder übernehmen Sie das Markdown mit seinem Bilderordner in Ihre Word-Vorlage unter die Kopffelder.
Leere Vorlage oder aufgezeichnete Schritte
Nehmen Sie eine leere Vorlage, wenn…
- Die Arbeit findet nicht am Bildschirm statt: an der Maschine, im Labor, im Lager.
- Die Anweisung hat drei Schritte und ändert sich einmal im Jahr.
- Ihr QM-System genau ein festes Dokumentlayout vorschreibt und nichts anderes zulässt.
Nehmen Sie stepkeep, wenn…
- Die Arbeit findet im Browser statt: ERP, CRM, Helpdesk, Admin-Oberflächen.
- Die Screenshots zeigen Kunden- oder Mitarbeiterdaten, die nach DSGVO nicht in eine fremde Cloud gehören.
- Sie viele Anweisungen schreiben und sich die Software so oft ändert, dass Sie sie neu machen müssen.
Fragen zur Arbeitsanweisung
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Ein Dokument, das einer Person sagt, wie sie eine Tätigkeit Schritt für Schritt ausführt, an einem Arbeitsplatz oder in einem System. Sie steht unter der Verfahrensanweisung, die beschreibt, wer in einem ganzen Prozess was tut. Eine Arbeitsanweisung ist so genau, dass jemand Neues ihr ohne Rückfrage folgen kann.
Was gehört in eine Arbeitsanweisung?
Ein Kopf mit Titel, Nummer, Version, Zweck, Geltungsbereich, Verantwortlichen und Voraussetzungen; die nummerierten Arbeitsschritte, je eine Handlung, mit einem Bild, wo ein Bildschirm oder ein Bauteil vorkommt; und ein Abschluss mit Ergebnis, Warnhinweisen, mitgeltenden Unterlagen und den Freigabezeilen. Der Abschnitt zur Vorlage oben nennt jedes Feld.
Wie genau muss ein Arbeitsschritt sein?
Eine Handlung pro Schritt, das Verb vorne: öffnen, auswählen, eingeben, klicken. Nennen Sie Schaltflächen und Felder genau so, wie sie auf dem Bildschirm beschriftet sind. Ein Screenshot mit markiertem Element beantwortet die meisten Rückfragen, bevor sie gestellt werden.
Kann ich die Screenshots in meine eigene Word-Vorlage übernehmen?
Ja. Der Markdown-Export legt jeden Screenshot als Bilddatei in einem Bilderordner ab, die Sie in Ihr Dokument einfügen. Oder Sie hängen das PDF oder die einzelne HTML-Datei so an, wie sie sind; beide enthalten die Screenshots.
Werden die Screenshots irgendwo hochgeladen?
Nein. Aufnahme, Bearbeitung, Unkenntlichmachen und Export laufen in Ihrem Browser, und stepkeep hat keinen Server, auf den etwas hochgeladen werden könnte. Die Seite über Anleitungen ohne Cloud zeigt, wie Sie das selbst prüfen.
Ist das kostenlos?
Der kostenlose Tarif behält fünf Anleitungen und exportiert ein PDF mit kleinem Wasserzeichen. Personal kostet $59 einmalig, Team $149 einmalig für ein ganzes Unternehmen, inkl. MwSt. Ein Abo gibt es nicht.
Die nächste Arbeitsanweisung aufzeichnen statt abtippen
Der kostenlose Tarif behält fünf Anleitungen. $59 einmalig heben die Grenze und das Wasserzeichen auf; $149 einmalig gelten für das ganze Team.
14 Tage, um es sich anders zu überlegen, ohne Angabe von Gründen.