Northwind · Benutzerhandbuch Ledgerly · Handbuchversion 1.0, 4. Oktober 2026 · Verantwortlich für dieses Kapitel: Lena, Leitung Finanzen

# 4 Rechnungen

Dieses Kapitel ist für das Buchhaltungsteam von Northwind. Es beschreibt, was mit einer Rechnung nach dem Versand zu tun ist.

> **Hinweis:** Eine Rechnung nur stornieren, wenn nichts bezahlt wurde. Eine bezahlte Rechnung wird erstattet, nicht storniert.

*Ledgerly ist eine Demo-Buchhaltungs-App für diese Ratgeber, Northwind eine erfundene Firma. Die Oberfläche der Demo ist englisch, deshalb stehen die Beschriftungen englisch in Fettschrift. Die PDF- und Word-Fassung dieses Kapitels enthalten die echten Screenshots der Demo.*

## 4.1 Unbezahlte Rechnung stornieren

Das tun Sie, wenn eine Rechnung irrtümlich verschickt wurde und der Kunde sie noch nicht bezahlt hat.

### Bevor Sie beginnen

Sie brauchen die Ledgerly-Rolle Finance und die Rechnungsnummer. Der Status der Rechnung muss Awaiting payment oder Overdue sein; eine bezahlte Rechnung (Paid) lässt sich nicht stornieren (siehe 4.2).

### Schritte

1. Geben Sie auf der Seite **Invoices** in **Search invoices** die Rechnungsnummer ein, zum Beispiel 10427. Eine Zeile bleibt.
2. Klicken Sie auf die Zeile **#10427** und prüfen Sie, dass ihr Status nicht Paid ist.
3. Klicken Sie auf **Actions**. Ein Menü öffnet sich.
4. Wählen Sie **Void invoice**.
5. Prüfen Sie die Meldung über den Reitern und den Status in der Zeile.

### Ergebnis

Eine grüne Meldung lautet „Invoice #10427 voided“, der Status lautet Void, durchgestrichen. Die Rechnung bleibt mit ihrer Nummer in der Liste. Sagen Sie der Person, die gefragt hat, Bescheid, mit der Rechnungsnummer.

### Wenn es nicht klappt

Eine rote Meldung lautet „… is Paid and cannot be voided“: siehe 4.2.

## 4.2 Fehlerbehebung

### „#10428 is Paid and cannot be voided: issue a refund instead“

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| Symptom | Nach **Actions** > **Void invoice** lautet eine rote Meldung „#10428 is Paid and cannot be voided: issue a refund instead“ (bezahlt, kann nicht storniert werden, bitte erstatten). Der Status lautet weiter Paid. |
| Ursache | Der Kunde hat die Rechnung bezahlt. Ledgerly storniert nur unbezahlte Rechnungen. |
| Was zu tun ist | In Ledgerly nichts ändern. Die Bestellung in Paynest erstatten, nach der Finanz-SOP „Erstattung für eine bezahlte Bestellung“. |

## 4.3 Glossareinträge aus diesem Kapitel

| Begriff, wie er auf dem Bildschirm steht | Was er bedeutet |
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| Awaiting payment | Zahlung offen. Verschickt, nicht bezahlt, noch nicht fällig. Lässt sich stornieren. |
| Overdue | Überfällig. Verschickt, nicht bezahlt und nach dem Fälligkeitsdatum. Lässt sich stornieren. |
| Paid | Bezahlt. Die Zahlung ist eingegangen. Lässt sich nicht stornieren; die Bestellung wird stattdessen erstattet. |
| Void | Storniert. Die Rechnung behält ihre Nummer, bleibt durchgestrichen in der Liste und wird von niemandem geschuldet. |